工務店における文書の電子化について

近年、さまざまな契約書や書類などの文書の電子化を進めている工務店が増えています。本記事では、工務店が文書を電子化するべき理由や、電子化におけるポイントなどについて解説します。

工務店が文書を電子化すべき理由

業務効率化につながる

紙の書類は増えてしまうと大きな荷物になります。営業や打ち合わせで持ち運ぶのが大変ですし、紙の文書は印刷や押印などの作業が必要となるため、電子文書と比較すると作業量が多いです。電子化することで印刷の必要がなくなる、荷物が少なくなるためスムーズに移動できるなど、業務効率化につながります。

コスト削減を実現できる

紙の文書を作成する際には、作成・印刷などの作業を担当する人員が必要です。電子化によって効率的に書類を管理できるようになれば、紙の文書を担当する人員が不要となり、人件費の削減につながります。また、紙のコストや印刷するためのインクなど、さまざまなコストを削減可能です。電子化するためにシステムを導入する場合、初期費用やランニングコストがかかりますが。しかし長い目で見ると、紙で文書を管理するよりもコストカットできる可能性が高いといえます。

セキュリティの強化を図れる

紙の文書は紛失や漏洩の恐れがありますが、電子化することによってパソコンやスマートフォンひとつで管理できるため、こうしたトラブルを防げます。また、書類をクラウドシステムなどで管理することで、セキュリティを強化できる点もメリットです。文書の内容に応じて閲覧権限を設定することができるため、この点からもセキュリティの強化を図れます。

工務店が文書の電子化を行う際のポイント

少しずつ電子化を進める

これまで紙の文書で業務を進めていた工務店が急に電子化を進めてしまうと、従業員の負担となり、逆に業務が滞ってしまう可能性があります。電子化は少しずつ無理のない範囲で行い、業務効率が上がっているかを確認しながら進めていくとよいでしょう。また、取引先が文書の電子化に対応していないかもしれません。取引先には事前に周知をして、理解を得たうえで電子化を進める必要があります。

タブレットを採用する

タブレットはコンパクトながらもたくさんの電子書類を管理できるツールです。採用することで、より業務効率を上げることができます。また、タブレットはタッチペンを使用して電子書類に直接記入することができるため、紙の文書と似た形での運用も可能です。段階的に電子化を進めるうえで活躍します。

システム導入時はデモやトライアルを利用する

文書の電子化にあたり、書類の格納や管理のためにシステムを導入する工務店も多いでしょう。システム導入時は、トライアルを試す、デモ機をもらうなど、実際に操作したうえで導入を検討することが望ましいです。長く紙の文書で業務を行っていた工務店は、パソコンの操作に不慣れなスタッフもいると思われます。実際に操作を体験して、どのスタッフも操作しやすくスムーズに業務を進められるシステムを導入しましょう。

まとめ

文書の電子化を進める工務店は今後増えると思われます。既存の業務を遂行しながらスムーズにペーパーレス化を実現できるよう、本記事で紹介した内容を参考に電子化を進めてみてください。

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