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工務店における発注管理システムの導入について

工務店向けの発注管理システムを利用することで、資材の管理や下請けの依頼などを効率的に管理できます。本記事では、発注管理システムを導入するべき理由や、導入時のポイントなどについて解説します。

工務店が発注管理システムを導入すべき理由

業務効率化を実現できる

発注管理システムにはさまざまな製品がありますが、資材の在庫状況を自動で確認できるなど、これまで人の目や手で行っていた業務を自動化できる場合が多いです。発注管理に費やしていた時間を別の作業に当てられるほか、場合によっては人件費の削減にもつながります。業務効率化を目指す上で、発注管理システムの導入はとても有意義です。

発注ミス防止効果が期待できる

発注管理システムを利用することで、発注数や発注忘れなどの人為的ミスを防げます。紙で発注管理を行う場合、発注書の作成を忘れてしまう、発注書を紛失してしまうなどのミスが発生する可能性もゼロではありません。こうしたミスを防ぐ上で、発注管理システムが活躍します。また、発注管理システムは電子帳簿保存法に対応している製品もあるため、法令に対応する上でもメリットがあります。

スタッフ全体で業務を把握できる

発注関連業務を手作業で行う場合、特定の担当者が業務を担うことが一般的です。しかし、その結果として、その担当者以外が発注業務の詳細を把握していない状況が生じる可能性があります。もし、長年担当していた社員が退職してしまうと、思うように発注業務を遂行できないということになりかねません。もちろん引き継ぎは行いますが、発注管理システムで決まったルールに基づいて作業ができれば、スタッフが業務内容を共有でき、業務の属人化を防げます。

工務店が発注管理システムを導入する際のポイント

操作がシンプルな製品を選ぶ

これまで業務デジタル化を行っていなかった工務店の場合、いきなりデジタル技術を導入するとスタッフがスムーズに操作できない可能性があります。パソコンの操作に慣れていないスタッフでも簡単に操作できるようなシステムを選ぶのがおすすめです。

クラウド型のシステムを選ぶ

クラウド型のシステムは、工務店のパソコンはもちろんスマホやタブレットからも操作が可能です。外出先でも進捗状況などの確認ができるので、各部署のスタッフがいつでも情報を共有できます。各スタッフが随時確認できることで、発注ミスに気づきやすくなる点もポイントです。また、営業所が複数ある工務店の場合、ひとつのシステムで各営業所の発注を行い、進捗を営業所間で確認できるメリットもあります。